Cho dù doanh nghiệp của bạn đang phát triển hay đang chật vật thì việc quản lý dòng tiền một cách hiệu quả cũng là tuyệt đối quan trọng. Có thể bạn đã từng biết con số thống kê rằng có đến trên 50% số doanh nghiệp bị phá sản vẫn đang làm ăn có lãi, nhưng họ chỉ cạn tiền mà thôi. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý dòng tiền thực sự là yếu tố then chốt cho sự tồn tại của tổ chức.
Dưới đây là một vài mẹo nhỏ giúp các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ quản trị dòng tiền của mình một cách hiệu quả:
Bước đầu tiên là cần hiểu đúng và chấp nhận số vốn mà doanh nghiệp cần để vận hành.
Doanh nghiệp của bạn cần bao nhiêu hàng tồn kho? Bạn đang bill khách hàng đúng hạn hay chậm? Bao nhiêu tiền mặt đang bị đọng trong công việc dở dang? Khách hàng đang nợ bạn bao nhiêu? Thời gian bạn có từ lúc bạn phải trả nợ cho nhà cung cấp cho đến khi bạn thu được tiền của khách hàng là bao lâu? Tất cả những điều này sẽ hút hết tiền của bạn như mưa trên sa mạc vậy.
Tiếp theo, hãy đảm bảo rằng công ty có đủ tiền cho các nhu cầu vốn hoạt động của bạn.
Người ta thường nói, hãy sẵn sàng lượng tiền mặt đủ cho 3 tháng hoạt động, để phòng tình huống bất ngờ. Nghe có vẻ cổ điển là vậy, nhưng bạn nên có một số tiền dự phòng dưới hình thức tiền cá nhân hay một khoản thấu chi hoặc một khoản tín dụng. Một cách khác là giảm bớt số vốn bạn rút ra, coi như là lợi nhuận giữ lại, để có thêm nguồn vốn hoạt động bổ sung.
Giờ thì, hãy lên kế hoạch!
Thật không sáng sủa gì nếu bạn thấy mình cạn tiền và khó tồn tại qua được cho đến khi việc kinh doanh khá lên, nếu bạn đã chót xem xét và đồng ý một khoản vay mua thiết bị với ngân hàng dựa vào số liệu từ vài tháng trước. Hãy chuẩn bị dự báo dòng tiền cho một năm tiếp theo. Nếu bạn thấy khó dự báo được doanh thu, hãy liệt kê trước tất cả những khoản bạn phải chi, từ đó bạn sẽ biết mình cần có được doanh thu bao nhiêu để đủ trang trải chi phí. Như vậy, ít nhất bạn cũng biết mục tiêu của mình là gì.
Lên kế hoạch theo từng tháng.
Một cách rất dễ áp dụng là sử dụng một mẫu kế hoạch dòng tiền theo tháng để dự đoán trước xem doanh nghiệp có thể trả các khoản chi phí hàng tháng, ví dụ vào ngày 20, hay không. Với cách làm này, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy trước thời điểm nào bạn có khả năng bị thiếu tiền. Từ đó bạn có những hành động phù hợp để đảm bảo khả năng chi trả của mình, ví dụ như dời thời gian chi trả một khoản nào đó. Vấn đề được giải quyết, và cơn đau đầu của bạn cũng tan biến!
Xem xét số liệu và hệ thống của bạn.
Rất tiếc phải nói rằng, đây là điểm yếu phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn có lỡ quên phát hành hóa đơn cho khách hàng không? Bạn phát hành hoá đơn kịp thời hay là mỗi tháng làm một lần? Bạn áp công nợ thu được vào lúc nào? Nhiều doanh nghiệp thậm chí không nắm được tổng số tiền mà khách hàng đang nợ họ và số nợ của họ với nhà cung cấp. Lần cuối mà bạn kiểm tra chi phí từ nhà cung cấp để đảm bảo là bạn không bị tính giá quá cao hoặc bị tính tiền cho hàng hoá mà bạn không nhận được là khi nào?
Đẩy nhanh vòng quay tiền.
Đây là khoảng thời gian giữa lúc doanh nghiệp phải trả tiền ra và lúc thu tiền về. Ví dụ, đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại, thời gian này có thể là 3 tháng hoặc 6 tháng. Hãy yêu cầu khách hàng đặt cọc, thanh toán thành nhiều lần, hoặc thanh toán hàng tháng. Hãy giảm lượng hàng tồn kho, bằng cách thoả thuận thời gian giao hàng với nhà cung cấp, hoặc đàm phán thời hạn tín dụng dài hơn. Nghe nói là Dell và Amazon thậm chí còn có vòng quay tiền là số âm – sao họ làm được thế nhỉ?
Tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để khách hàng trả tiền cho bạn.
Luôn luôn ghi sẵn thông tin tài khoản ngân hàng của công ty bạn trên hoá đơn, cấp tín dụng thanh toán ngay cho khách hàng, hoặc đề nghị thanh toán tự động. Thiết lập máy POS hoặc thanh toán trực tuyến trên website. Tóm lại là bạn hãy làm sao cho việc khách hàng thanh toán tiền trở nên dễ dàng nhất.
Luôn tìm kiếm cách thức giảm chi phí và tăng doanh thu
Điều này quá hiển nhiên, phải không bạn? Nếu có điều gì đó khiến chi phí bị tăng hoặc cản trở việc tăng trưởng doanh thu, hãy giải quyết nó. Xem xét lại các nhà cung cấp, xem xét và loại bỏ bớt những sản phẩm hoặc dịch vụ không mang lại doanh thu tốt, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên… Trong công ty, bạn là người biết rõ nhất có thể làm gì để giảm chi phí và tăng doanh thu.
Bản chất của việc quản trị dòng tiền là hiểu rõ công việc kinh doanh của bạn, tiếp cận được kịp thời nguồn vốn hoạt động, áp dụng việc lên kế hoạch và vận hành công ty một cách chủ động. Việc để doanh nghiệp bị cạn tiền thực sự là không có gì vui vẻ, trái lại hết sức đau đầu đối với chính bạn – người chủ doanh nghiệp, đó là chưa tính đến những chi phí tăng thêm và những khoản phạt tài chính thường phát sinh từ đó.