Theo Deepak Malhotra - Giáo sư khoa Quản trị Kinh doanh thuộc Trường Đại học Harvard, tác giả cuốn Negotiating the Impossible, nhiều người gặp thất bại trên bàn đàm phán là do họ quá cứng rắn.
Dù vậy, điều đó vẫn dễ chịu hơn việc bạn bị đối phương từ chối ngay cả khi đã đưa ra những yêu cầu thỏa đáng, thậm chí có lợi cho họ.
Dưới đây là 5 lý do khiến buổi đàm phán trở nên thất bại và cách xử lý chúng, theo GS. Deepak Malhotra. Bài viết được đăng trên tạp chí Harvard Business Review.
1. Biện minh thay vì giải thích
Việc nói với đối tác những thứ bạn muốn là chưa đủ, bạn phải giải thích cho họ lý do tại sao đó là một yêu cầu chính đáng. Bất kể lời đề nghị đó có hợp lý (đối với bạn) như thế nào thì nó vẫn bị lờ đi hoặc bị người khác từ chối nếu bạn ra sức biện minh thay vì cung cấp lý do rõ ràng.
"Tôi luôn nhắc nhở sinh viên và khách hàng rằng: Đừng nói thẳng tuột yêu cầu của mình mà hãy kể câu chuyện dẫn dắt người nghe tới điều mà mình muốn. Nếu bạn muốn độc quyền trong cuộc mua bán sắp tới thì hãy để đối tác biết tại sao bạn lại làm vậy trong thời điểm này. Nếu bạn cần thêm thời gian để cân nhắc lời đề nghị thì hãy cho đối tác biết lý do tại sao họ nên dời thời gian chốt giao dịch với bạn", Malhotra cho biết.
2. Không thuyết phục những người liên quan
Dù người trực tiếp đàm phán đồng ý với quan điểm của bạn nhưng nhiều khả năng họ vẫn đưa ra lời từ chối nếu bản thân họ không thuyết phục được những người có liên quan khác. Có thể bạn xứng đáng hưởng mức lương cao hơn hiện tại nhưng bộ phận nhân sự sẽ giải thích trường hợp ngoại lệ này với những người còn lại như thế nào?
Công việc của bạn không chỉ đơn giản là thuyết phục người đang trực tiếp đàm phán với mình mà còn gián tiếp thuyết phục những nhân vật đứng "phía sau hậu trường" như sếp, hội đồng quản trị, đối tác, và những người có liên quan khác.
"Hãy để mắt đến tất cả những người có thể ảnh hưởng đến cuộc đàm phán (bao gồm cả phía bên kia) và nghĩ ra một câu chuyện giúp đối phương thuyết phục họ nếu cần", ông nói.
3. Bỏ qua khó khăn của đối phương
Họ đồng ý rằng mọi yêu cầu của bạn là hợp lý, họ có thể thuyết phục những người còn lại rằng bạn xứng đáng với nó. Nhưng câu trả lời vẫn là không. Tại sao vậy?
Theo Malhotra, đôi khi vấn đề không phụ thuộc vào quyết định cá nhân của người đàm phán. Họ có thể cho bạn thêm thời gian suy nghĩ nhưng bản thân họ cũng đang chịu áp lực hoàn thành công việc đúng tiến độ. Họ có thể giảm giá bán cho bạn nhưng điều đó sẽ làm giảm ngân sách chung của công ty.
Bí quyết ở đây là sự linh hoạt. Nếu bạn đưa thêm một phương án khác trong đó cân nhắc những khó khăn của đối phương thì chắc chắn họ sẽ xem xét lại tình hình thay vì từ chối thẳng thừng.
4. Làm xấu hình ảnh đối phương
Dù thỏa thuận bạn đưa ra công bằng, thậm chí là "hời" với đối phương thì họ cũng sẽ nói từ chối nếu việc đồng ý thương vụ đó khiến hình ảnh của họ trông xấu đi. Nếu trước đó họ đã lỡ hứa với báo chí, sếp, thành viên hội đồng quản trị... rằng vụ mua bán này sẽ đem về doanh thu "khủng", và hiện tại con số đó ít hơn mức kỳ vọng ban đầu, thì họ sẽ dễ dàng từ bỏ nó dù đó là hành động không khôn ngoan.
Bí quyết ở đây là đừng bao giờ ép buộc người khác phải lựa chọn giữa việc ra quyết định thông minh và giữ thể diện bản thân. Ví dụ: Bạn có thể đưa ra một vài dấu hiệu nhượng bộ để đối tác có thể tuyên bố với mọi người rằng họ là người chiến thắng, nếu điều đó không ảnh hưởng nhiều tới mục đích thương lượng của bạn.
5. Ra quyết định nửa vời
Tại sao đối tác nên đồng ý giao dịch với bạn nếu điều đó dễ khiến bạn "được nước lấn tới"? Tại sao họ cần xem xét lại điều kiện thỏa thuận nếu bạn chỉ đang trong giai đoạn khảo sát thị trường và chưa đưa ra lựa chọn cuối cùng?
Điều mà hầu hết mọi người quan tâm đó là ngay cả khi đồng ý với mọi yêu cầu của bạn thì cũng chưa chắc cuộc mua bán được thực hiện. Và đó là nguyên nhân khiến họ thường không sẵn lòng đổ thêm thời gian và vốn liếng để làm theo sự điều chỉnh hoặc ý tưởng cải tiến mà bên bạn cung cấp.
Điều bạn cần làm lúc đó là khiến họ tin tưởng vào tương lai cuộc giao dịch, bằng những câu nói như: "Thỏa thuận này sẽ giúp giao dịch của chúng ta sớm hoàn tất". Hoặc nếu cần thêm thời gian, bạn có thể làm dịu bớt cảm giác lo lắng của đối phương bằng cách: "Chúng tôi sẽ chấp nhận điều đó như là lời đề nghị cuối cùng của bạn".
Nếu cảm thấy đối phương lo lắng về việc bạn sẽ tham khảo mức giá của những đối thủ khác hoặc bạn sẽ tiếp tục thương lượng về hợp đồng thì bạn cũng nên thể hiện quan điểm chắc chắn theo đuổi thương vụ này để họ yên tâm.
