Trong thực tế, một nghiên cứu cho thấy 82% doanh nghiệp thất bại do thiếu các kỹ năng quản lý dòng tiền. Nếu bạn đang tìm kiếm một lĩnh vực để tập trung vào đó và mong nó có tác động lớn đến doanh nghiệp của bạn, thì đó chính là quản lý dòng chảy của tiền. Khi doanh nghiệp đã thành lập vững chắc, thường sẽ có một khoản tiền mặt để phòng trừ những trường hợp thâm hụt. Doanh nghiệp phát triển mạnh thường lại không chuẩn bị điều này vì họ luôn luôn tái đầu tư. Với doanh nghiệp, những năm với tốc độ tăng trưởng lớn nhất, bao gồm cả những đầu tiên - cũng là những năm thách thức lớn nhất khi nói đến dòng chảy của tiền. Đây là một trong những lý do đó rất khó để có được một doanh nghiệp start-up phát triển vượt bậc. Biết quản lý tốt dòng tiền là một trong những điều tốt nhất bạn có thể làm cho doanh nghiệp của bạn.
Không chỉ vậy, nó là một kỹ năng mà bạn có thể thực hiện để vượt mặt các doanh nghiệp khác, cũng như cải thiện hiệu quả tài chính doanh nghiệp của bạn.
Sự lưu chuyển của dòng tiền trong công ty và Lợi nhuận
Sự khác biệt giữa Lưu chuyển dòng tiền và Lợi nhuận
Dòng tiền không giống như lợi nhuận.
Một doanh nghiệp có lợi nhuận vẫn có thể là không thể trả các hóa đơn của mình. Tương tự như vậy, không chỉ vì một doanh nghiệp được đáp ứng tất cả các nghĩa vụ tài chính của mình thì có nghĩa là nó có lợi nhuận.
Lợi nhuận là một thuật ngữ kế toán, mà thực sự chỉ tồn tại trên giấy tờ. Đo lường lợi nhuận diễn ra một cách rất cụ thể. Nó không cho bạn biết toàn bộ về doanh nghiệp mỗi ngày.
Tính toán lợi nhuận
Lợi nhuận thường được tính theo hai bước.
Việc đầu tiên là lấy tổng thu nhập của bạn và trừ đi các chi phí của hàng hoá bán ra. Sự khác biệt ở đây là tổng lợi nhuận của bạn.
Doanh thu - Chi phí hàng bán = Tổng lợi nhuận Ví dụ, nếu bạn bán được 500.000VNĐ tiền ghế, và những chiếc ghế bạn tốn 100.000VNĐ, tổng lợi nhuận của bạn sẽ là 400.000VNĐ Doanh thu: 500.000VNĐ Giá vốn bán hàng: 100.000VNĐ Tổng lợi nhuận : 400.000VNĐ
Tất nhiên, bạn có thể sẽ phải chi phí khác ngoài việc mua ghế. Ví dụ, bạn cần một nơi để chứa ghế, và bạn có thể muốn chạy một số quảng cáo để có thêm doanh thu. Chi phí này được gọi là chi phí hoạt động và sẽ trừ vào tổng lợi nhuận của bạn. Chi phí hoạt động bao gồm hầu hết các chi phí không liên quan đến những gì bạn đang bán. Những chi phí như thuê thiết bị, nhân viên, và chi phí marketing. Bước thứ hai để tính toán lợi nhuận đó là lấy Tổng lợi nhuận trừ đi cho chi phí hoạt động. Sự khác biệt ở đây là lợi nhuận thực
Doanh thu: 500.000VNĐ Giá vốn hàng bán: 100.000VNĐ Tổng lợi nhuận: 400.000VNĐ Chi phí hoạt động: 200.000VNĐ Lợi nhuận thực: 200.000VNĐ
Nếu lợi nhuận thực của bạn là một số dương, bạn kiếm được tiền. Nếu đó là một số âm, bạn đang bị mất tiền.
Đây là một bảng báo cáo mẫu được gọi là báo cáo thu nhập hoặc còn được gọi là Báo cáo lợi nhuận và thua lỗ (Profit & Lost).
Mẫu báo cáo lợi nhuận và thua lỗ
Những vấn đề với lợi nhuận
Vấn đề chính là với báo cáo thu nhập, nó không cho thấy toàn bộ doanh nghiệp của bạn như thế nào. Một vài phần thông tin rất quan trọng bị thiếu.
1. Trả tiền nợ
Nếu bạn có bất kỳ khoản vay kinh doanh hoặc vốn khởi nghiệp khác để trả nợ, nó sẽ không hiển thị ở đây. Những khoản vay này chỉ sẽ được đưa vào một bảng P & L nếu được doanh nghiệp quan tâm. Mặc dù trả những khoản nợ này có thể ngốn rất nhiều tiền mặt.
2. Thanh toán Trang thiết bị
Tương tự như vậy, nếu bạn mua các thiết bị cần thiết cho doanh nghiệp, toàn bộ chi phí cũng sẽ không hiển thị ở đây. Thay vào đó, chi phí đó sẽ được trải ra trong vòng đời của các thiết bị này. Nếu bạn bỏ ra 100.000.000 VNĐ để mua các thiết bị và vòng đời làm việc của nó là 10 năm, báo cáo thu nhập của bạn sẽ hiển thị một khoản chi phí là 10.000.000 VNĐ / năm trong mười năm đó.
3. Thuế
Quan trọng cần lưu ý rằng lợi nhuận thực của bạn đã tính thuế chưa. Điều này có nghĩa là lợi nhuận thực của bạn lại càng giảm xuống.
4. Tiền đã nhận
Cuối cùng, nhiều doanh nghiệp sử dụng kế toán dồn tích, trong đó ghi lại doanh thu ngay cả khi bạn vẫn chưa nhận được tiền. Trên giấy tờ, bạn có thể có 500.000VNĐ tiền bán được hàng nhưng nếu khách hàng vẫn chưa trả tiền cho bạn, bạn vẫn sẽ có một thời gian khó khăn để chi trả các chi phí. Hơn nữa, nếu bạn thực hiện kiểm kê hàng, sẽ có những sản phẩm có giá trị chưa được đưa vào báo cáo thu nhập của bạn. Tất nhiên, để lấy được tiền mặt từ hàng tồn kho, đầu tiên bạn cần phải bán nó. Bạn có thể bắt đầu tưởng tượng tại sao lợi nhuận lại ít liên quan đến dòng tiền
Thời gian
Cuối cùng, dòng tiền quay lại bài toán về thời gian. Bạn có thể thấy được lợi nhuận trong toàn bộ quá trình buôn bán của một tháng hoặc năm, nhưng không phải là một ngày hay một tuần cụ thể.
Nếu hóa đơn của bạn vào đầu tháng, nhưng bạn không có tiền trong ngân hàng cho đến cuối tháng, bạn đã gặp vấn đề về quản lý dòng tiền mặt. Ngay cả khi vào cuối tháng, khi có tiền rồi thì lại vượt mức chi tiêu dự kiến. Đây là giải pháp với vấn đề lợi nhuận. Nếu lợi nhuận không thể hiện trên giấy tờ, thì doanh nghiệp của bạn đang ở trong tình hình xấu. Bạn cần phải tăng doanh thu hoặc giảm chi phí của bạn nếu bạn còn muốn tiếp tục kinh doanh. Nhưng nếu doanh nghiệp bạn đã có lời, không có nghĩa là bạn có thể thảnh thơi. Bạn vẫn cần phải xem xét lượng tiền mặt, đặc biệt là nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển.
Sự lưu chuyển của dòng tiền trong công ty và Lợi nhuận
Lợi ích của việc quản lý dòng tiền
Mặc dù nghe vẻ quan trọng hóa vấn đề, nhưng có những lợi ích rõ ràng cho sự ưu tiên trong việc quản lý dòng tiền hiệu quả.
1. Dự đoán thâm hụt
Lợi ích đầu tiên và rõ ràng nhất để quản lý tiền là đoán được khi nào bạn sẽ gặp thiếu hụt. Với một hệ thống tốt bạn có thể dự đoán được sự thiếu hụt trong 1 tuần trước đó, thậm chí có khi biết trước cả tháng. Điều này sẽ cho bạn thời gian để lên một kế hoạch phù hợp
Ví dụ: • Hãy gọi ngân hàng và báo trước với họ bạn sẽ cần rút một số tiền vài ngày tới • Hoãn một lô hàng của một vài tuần • Chạy một chương trình khuyến mãi để nhanh chóng bán được hàng
2. Giảm stress
Tin hay không việc quản lý dòng tiền sẽ giảm bớt rất nhiều căng thẳng. Phần lớn các kinh nghiệm cho thấy các doanh nhân luôn lo lắng về việc thanh toán các hóa đơn (đến từ đâu đó), không biết những gì đang xảy ra, và lo lắng về việc nó có hiệu quả hay không Tốt hơn nhiều nếu biết trước những gì sắp tới, ngay cả khi có thể là việc không tốt. Khi bạn thực sự biết nơi bạn đứng, bạn sẽ cảm thấy sẵn sàng. Quan trọng hơn, bạn sẽ trang bị kỹ càng để đối phó với nó.
3. Biết khi nào cần phát triển hơn nữa
Khi bạn để mắt đến dòng tiền, bạn sẽ biết chính xác bao nhiêu tiền bạn phải chi tiêu cho sự tăng trưởng. Hãy nhớ rằng, bảng P & L của bạn sẽ cho thấy bạn có bao nhiêu tiền, không có nghĩa nó là số lợi nhuận bạn có thể chi tiêu thoải mái. Tương tự như vậy, chỉ vì bạn có 100.000.000 VNĐ trong ngân hàng, không có nghĩa là bạn có thể chi tiêu nó. Bạn có thể cần nó để chi trả cho các chi phí sắp tới. Khi bạn nhìn vào dòng tiền của bạn trong quá trình tuần và tháng, bạn sẽ biết được bao nhiêu tiền bạn có thể để tích trữ hoặc chi tiêu cho sự tăng trưởng.
4. Tạo sự tin tưởng
Quản lý dòng tiền tốt sẽ là một chiếc đòn bẩy. Nếu bạn cần tiền tín dụng từ ngân hàng để giúp bạn vượt qua sự thiếu hụt, hoặc bạn muốn có được một nhà cung cấp có thể cung cấp hàng cho bạn trong một vài tuần mà không bị gián đoạn dù bạn chưa thể chi trả. Xây dựng một hệ thống dòng tiền tốt sẽ giúp bạn thiết lập được sự tin tưởng. Các ngân hàng thường thích nhìn thấy kiểu kinh doanh "quy hoạch", đặc biệt là nếu bạn rõ ràng có thể cho họ thấy khi nào bạn có đủ khả năng trả tiền. Các nhà cung cấp có nhiều khả năng để linh hoạt nếu bạn có thể nói cho họ biết chính xác bạn sẽ trả khi nào và làm thế nào. Chứ không phải là "bỏ trốn khỏi trái đất" giống như hầu hết các doanh nghiệp làm trong thời kỳ khó khăn. Những người thích thú với ý tưởng kinh doanh của bạn và muốn làm việc cùng bạn sẽ cùng bạn trải qua thăng trầm, nếu họ có thể tin tưởng bạn.
5. Chính xác hơn
Dòng tiền là quan trọng hơn và chính xác hơn so với ngân sách. Ngân sách cho bạn biết những gì bạn muốn xảy ra. Giống như ngân sách là "chân trời mơ tưởng", dòng tiền cho bạn biết những gì đang thực sự xảy ra, từ đó bạn có thể đối phó với nó, ngay cả khi nó không phải là những gì bạn đã đặt vào bảng kế hoạch đầu năm. Hầu hết chúng ta (trong đó có tôi) sẽ thường không thích suy nghĩ về dòng tiền và chỉ hy vọng doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Nhưng không đáng để bạn phải chịu rủi ro không đáng có. Bạn sẽ thực sự cảm thấy tốt hơn nếu đi trước một bước.
Nguồn: HRV
