Theo số liệu thống kê từ MIT, doanh nghiệp chuyển đổi số thành công thường thu về mức doanh thu cao hơn tới 26% so với đối thủ chưa bắt đầu cuộc chơi. Và trước bối cảnh thị trường đang phải hứng chịu nhiều sức ép từ nền kinh tế chuyển đổi số trong doanh nghiệp được coi là bước đi giúp “đổi vận” tại nhiều tổ chức.
Vậy chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?
Mặc dù chuyển đổi số (Digital Transformation) đã xuất hiện từ rất lâu trên thế giới nhưng tại Việt Nam, thuật ngữ này mới bắt đầu được cộng đồng doanh nghiệp truyền tai nhau trong 5-6 năm trở lại đây với nhiều định nghĩa, cách hiểu khác nhau.
Theo Gartner – một công ty chuyên nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới đã định nghĩa về chuyển đổi số trong doanh nghiệp như sau: “Chuyển đổi số là việc ứng dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu cũng như giá trị mới”
Còn Microsoft thì cho rằng “Chuyển đổi số là việc doanh nghiệp tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình làm việc để tạo những giá trị mới”
Ở Việt Nam, chuyển đổi số được hiểu là quá trình chuyển đổi trong cơ cấu doanh nghiệp từ mô hình tổ chức truyền thống sang mô hình hiện đại nhờ việc áp dụng các công nghệ mới như: Dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IOT), công nghệ điện toán đám mây (Cloud), các giải pháp hỗ trợ Marketing Automation... Nhằm mục đích tăng hiệu quả của hoạt động, thúc đẩy mối quan hệ thân thiết với khách hàng, nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường và tối ưu doanh thu hiệu quả.
Cần phân định rõ giữa chuyển đổi số và số hóa
Có không ít người nhầm lẫn hai khái niệm chuyển đổi số (Digital Transformation) và số hóa (Digitizing). Vậy hai định nghĩa này khác nhau như thế nào?
Số hóa (hay Digitizing)
Số hóa nói một cách dễ hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số để dễ quản lý, đánh giá và theo dõi.
Một ví dụ dễ thấy nhất của việc số hóa trong doanh nghiệp là chuyển dần từ việc quản lý danh sách khách hàng, nhân viên bằng file cứng (viết tay) với rất nhiều giấy tờ sổ sách sang việc quản lý thông tin bằng file excel gọn nhẹ và khoa học hơn.
Chuyển đổi số (hay Digital Transformation)
Còn “chuyển đổi số” là sau khi các dữ liệu được số hoá, doanh nghiệp phải sử dụng các công nghệ như AI, Big Data… để phân tích, biến đổi dữ liệu đó và tạo ra một giá trị khác. Có thể hiểu chuyển đổi số là mức độ cao cấp hơn số hóa.
Ví dụ với một “tay to” như Google:
Lúc đầu Google không hề có mô hình kinh doanh cụ thể nào, hoạt động không lợi nhuận, và chỉ kiếm được chút lợi nhuận nhờ bán công cụ tìm kiếm. Nhưng từ 2003, công ty này tung ra AdWords cho phép các công ty mua quảng cáo khi mọi người tìm kiếm trên nền tảng Google.com. Chỉ tính riêng năm 2008, Google thu về 21 tỷ USD doanh thu từ quảng cáo và con số này còn tăng trưởng gấp nhiều lần ở thời điểm hiện tại.
Tại sao lại nói doanh nghiệp “đổi vận” nhờ chuyển đổi số
Không phải ngẫu nhiên mà hoạt động chuyển đổi số trong doanh nghiệp lại được đánh giá là một trong những xu thế mới của thế giới hiện nay. Tầm quan trọng của nó thể hiện trên nhiều khía cạnh như:
Chuyển đổi số giúp kết nối, xóa mờ khoảng cách giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
Thực tế ở nhiều doanh nghiệp nơi chưa xuất hiện chuyển đổi số, các phòng ban hầu như không có sự liên kết thông tin với nhau, phòng nào làm việc phòng đó bởi mỗi bộ phận sử dụng một phần mềm riêng lẻ. Điều đó khiến cho các công việc thường xuyên bị tắc nghẽn không rõ lý do, kéo theo hàng loạt hệ quả đi kèm như: phục vụ khách hàng chậm, bán hàng chậm và doanh thu đi xuống.
Áp dụng chuyển đổi số có nghĩa các doanh nghiệp đã tạo ra một nền tảng chung kết nối tất cả các phòng ban nội bộ lại với nhau. Thông qua các kết nối chung này, các vấn đề được nhận dạng, phòng ngừa kịp thời trước khi xảy ra và được xử lý nhanh chóng khi có trục trặc.
Tăng cường hiệu quả quản trị doanh nghiệp
Thay vì phải ngồi chờ nhân sự gửi báo cáo bằng email hoặc bản cứng như trước đây, nhờ có chuyển đổi số CEO hoàn toàn có thể chủ động xem bất kỳ báo cáo nào mà mình muốn bất cứ lúc nào.
Mọi hoạt động của công ty từ khi khách hàng tìm hiểu sản phẩm, tới nhân viên kinh doanh bán hàng, kế toán ghi nhận doanh số hay kể cả biến động về con người ở các bộ phận như thế nào đều được hiện diện trên các công cụ số, mà cụ thể ở đây là các phần mềm quản trị. CEO dễ dàng truy xuất báo cáo về hoạt động của doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp CEO quản lý doanh nghiệp hiệu quả và minh bạch và sáng tạo hơn nhiều so với thời kỳ trước đó.
Tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên
Theo một nghiên cứu năm 2017 của Microsoft tại khu vực châu Á – Thái Bình Dương, chuyển đổi số sẽ làm tăng năng suất lao động trong năm 2020 là 21%; 85% công việc trong khu vực sẽ bị biến đổi trong ba năm tiếp theo.
Quyết định thuê nhân viên vào làm việc, công ty nào cũng muốn khai thác được tối đa năng lực của họ trong công việc, chuyển đổi số sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện điều này.
- Thứ nhất, những việc có giá trị gia tăng thấp, hệ thống có thể tự động thực hiện mà công ty không cần tốn chi phí thuê nhân viên.
- Thứ hai, vì vậy mà nhân viên có thêm thời gian để nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ và thực hiện các công việc có giá trị gia tăng cao.
Bên cạnh đó, chuyển đổi số cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua dữ liệu thay vì các hệ thống đánh giá đầy cảm tính như trước đây.
Xem thêm: Quản lý nhân viên có hiệu suất kém, doanh nghiệp nên làm gì?
Nâng cao năng lực cạnh tranh
Có thể thấy rõ rằng, hiện tại, các doanh nghiệp đang ứng dụng thành công nền tảng số hóa (như FPT, DGW..) thì việc triển khai và vận hành các hoạt động đạt hiệu quả cao hơn các doanh nghiệp khác là điều hiển nhiên.
Điều này một lần nữa khẳng định vai trò quan trọng của chuyển đổi số với các doanh nghiệp. Đồng thời, cho thấy việc áp dụng công nghệ số không chỉ nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của doanh nghiệp.
Chưa kể việc chuyển đổi công nghệ số còn giúp doanh nghiệp chiếm ưu thế hơn trong việc tạo dựng mối tương tác với khách hàng, cá nhân hóa trải nghiệm người dùng và nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng thúc đẩy quá trình mua bán và đem tới mức doanh thu vượt trội hơn so với các phương thức tiếp thị truyền thống.
5 bước cơ bản để chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp về cơ bản gồm 5 bước sau:
Bước 1: Xác định thực trạng hiện tại, mong muốn tương lai của doanh nghiệp và lên kế hoạch thực hiện
Chuyển đổi số không phải là việc làm ngày 1 ngày 2 mà là cả một quá trình dài hạn và gian nan. Do vậy để quá trình chuyển đổi số có hiệu quả, không lãng phí thời gian, chi phí, chủ doanh nghiệp cần có định hướng rõ ràng về kết quả mà doanh nghiệp muốn đạt được. Dựa trên thực trạng hiện tại của công ty để xác định đích đến của chuyển đổi số là ở đâu.
Lúc này ma trận SWOT là công cụ hiệu quả giúp xác định thực trạng, điểm mạnh yếu, cơ hội thách thức doanh nghiệp phải đối mặt trong tương lai.
Xem thêm: Ma trận SWOT và ứng dụng của nó trong doanh nghiệp
Sau khi đã đánh giá, xác định hướng đi tương tai ban lãnh đạo bắt đầu lên kế hoạch cho công việc chuyển đổi số. Bao gồm: xác định các công việc cần thực hiện, thời hạn, mục tiêu thực hiện từ đó phân bổ nguồn lực, chi phí tương ứng.
Bước 2: Đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp
Sau khi có được kế hoạch thực hiện, doanh nghiệp cần xem xét, đánh giá mức độ sẵn sàng cho việc chuyển đổi số của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên 2 yếu tố quan trọng là con người và dữ liệu.
Về con người: là nhân tố quan trọng hơn cả. Từ lãnh đạo đến nhân viên liệu đã sẵn sàng cho chuyển đổi số hay chưa? Những thay đổi tích cực trong tư duy của người lãnh đạo lan tỏa đến nhân viên sẽ tác động rất nhiều đến thành công của cả quá trình.
Dữ liệu cũng cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp bước chân vào chuyển đổi số. Ngoài dữ liệu của chính doanh nghiệp, cũng cần phải quan tâm đến dữ liệu của các đối tác chiến lược. Để hiểu rõ dữ liệu nói gì, doanh nghiệp cần có các chuyên gia phân tích chuyên nghiệp hỗ trợ. Dùng dữ liệu làm cơ sở để chuyển đổi số.
Bước 3: Số hóa dữ liệu
Số hóa dữ liệu doanh nghiệp cần làm bao gồm: dữ liệu về nhân sự, khách hàng, quy trình, công việc…Ngoài ra, cần khai thác thêm các dữ liệu của đối tác càng chi tiết càng tốt.
Bước 4: Số hóa quy trình
Sau khi hoàn tất việc số hóa dữ liệu, số hóa chính sách sẽ bao gồm việc số hóa các quy trình nội bộ, các quy định liên quan tới nhân sự, chính sách vận hành kinh doanh.
Muốn số hóa được quy trình, doanh nghiệp cần phải có sẵn quy trình riêng của tổ chức. Khi đó, mọi tài liệu, thông tin của công ty sẵn có sẽ dễ dàng số hóa chuẩn xác, có tính hệ thống.
Để xây dựng quy trình tham khảo bài viết SAU ĐÂY.
Bước 5: Lập hệ thống báo cáo
Khi toàn bộ thông tin của công ty đã được số hóa, bước cuối cùng không kém quan trọng là xây dựng một hệ thống báo cáo hoàn chỉnh. Hệ thống này xoay quanh việc báo cáo nhân sự, báo cáo tiếp thị, doanh số… Các báo cáo trên đây cần sự nghiêm túc, liên tục xây dựng và cải tiến.