Từ các vấn đề về nhân sự, đến các khó khăn trong việc đặt ra mục tiêu của tổ chức và cá nhân OKR đều có thể giải quyết giúp bạn. Dưới đây là 5 vấn đề cơ bản mà tổ chức nào cũng có thể gặp phải trong quá trình vận hành, tuy nhiên nếu áp dụng OKR đúng cách vào trong quy trình làm việc thì hoàn toàn có thể biến những bài toán này nhanh chóng.
1. Thành viên trong tổ chức không biết những chiến lược, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty và những công việc họ cần phải làm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
Nhờ vào phương pháp OKR mà mọi mục tiêu, chiến lược của tổ chức trở nên rõ ràng hơn cho mỗi cá nhân. Các nhiệm vụ của nhân viên được phân định rạch ròi và luôn dựa trên thỏa thuận từ cả hai bên - nhà quản lý và thành viên trong đội ngũ. Vì thế nhân viên và người lãnh đạo biết mình cần đặt những công việc vào danh sách quan trọng để hoàn thành trước.
Việc trao đổi một - một giữa nhà lãnh đạo và nhân viên về OKR còn giúp cho lượng công việc được phân bổ phù hợp với năng lực của nhân viên, hơn nữa, còn giúp cho nhân viên nhận ra rằng mình thực sự có tiếng nói trong tổ chức, dù chức vụ của họ nhỏ hay lớn. Đây là một trong những động lực chính (có thể chỉ đứng sau “Sự công nhận”) dễ dàng len lỏi vào tâm trí của nhân viên và, trở thành bàn đạp cho họ tập trung vào công việc và hoàn thành các mục tiêu lớn của cá nhân và tổ chức.
2. Tổ chức chưa có những phương thức hiệu quả để đánh giá đóng góp của từng cá nhân cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Điều này đồng nghĩa với việc bạn không có một hệ thống đo lường chính xác công việc và hiệu suất hiện tại của nhân viên. Nó khiến họ và chính bạn bối rối khi không có một động lực thực sự khiến nhân viên đóng góp và làm việc năng suất hơn. OKR giúp nhân viên dễ dàng nhìn thấy tiến trình công việc của họ đang ở giai đoạn nào, liệu các nhiệm vụ họ được phân công đang ở tình trạng tốt hay đã trễ tiến độ,… Đặc biệt, đối với những phần mềm quản lý công việc bằng phương pháp OKR, điển hình là Goalify thì các biểu đồ thống kê sẽ giúp bạn và nhân viên dễ dàng nhận ra nếu hệ thống đang gặp vấn đề và đưa ra những kế hoạch để sửa chữa những trở ngại này.
3. Các mục tiêu của tổ chức không có sự căn chỉnh, đặc biệt là giữa các phòng ban, đội ngũ của công ty.
Các OKR được thiết lập và vận hành theo mô hình bậc thang, hầu hết các OKR đều liên kết với nhau theo thứ tự từ tổ chức, xuống phòng ban, đội ngũ và cuối cùng là từng cá nhân nhân viên. Nhờ vào ưu điểm này mà OKR giúp cho tính minh bạch được phát huy nhiều hơn khi mọi người đều biết mình cần đạt được cái gì (mục tiêu – objective) và đạt được nó như thế nào (kết quả then chốt – key result) để giúp cho công ty, tổ chức của mình nhanh chóng phát triển hơn.
Ngoài ra làm việc theo sự canh chỉnh của OKR còn giúp cho tiến trình công việc, thông tin, thông báo trong và ngoài công ty không bị trùng lặp, tắc nghẽn.
4. Hệ thống quản lý hiệu quả làm việc của công ty không giúp ích gì cho công việc của nhân viên.
Dù thực hiện đầy đủ các quy trình của Performance Management Process (hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát) tuy nhiên chất lượng của công việc vẫn không đạt được như kì vọng, điều này là do đâu? Có phải tại vì nhà lãnh đạo thiếu kinh nghiệm? Hay lý do là vì nhân viên yếu kém? Nhiều khi đó lại là lỗi của hệ thống quản lý thì sao?
Hai câu hỏi đầu có thể sẽ được đặt ra đầu tiên khi công việc bắt đầu có dấu hiệu bị chững lại, nhưng theo nghiên cứu của Bersin cho rằng chính quy trình quản lý hiệu suất có ảnh hưởng lớn nhất tới chất lượng công việc. Hệ thống quản lý của bạn không làm việc tức thời, nghĩa là nhân viên chỉ nhận được đánh giá công việc khi chuyện đã qua. Các báo cáo đánh giá chỉ được sử dụng mỗi năm một lần trong khi những báo cáo này rất cần thiết để nhân viên có thể cải thiện quy trình cũng như kĩ năng làm việc của mình.
Khác với những trình quản trị hiệu suất thông thường, OKR giúp bạn và nhân viên có cái nhìn rõ hơn về vấn đề đang xảy ra trong tổ chức. Bạn cũng dễ dàng nhận ra những điểm yếu trong quá trình vận hành hệ thống và khắc phục nó cùng nhân viên của mình. Tất cả những điều này có được nhờ vào tính chất minh bạch và rõ ràng của các mục tiêu và kết quả then chốt.
Thử làm một phép so sánh giữa OKR và KPI, OKR giúp cho nhân viên liên kết với nhau và dễ dàng hỗ trợ công việc lẫn nhau khi ai cũng biết cá nhân khác đang chịu trách nhiệm gì và họ đang ở đâu trong tiến trình công việc. Ngược lại, với KPI, các chỉ tiêu của cá nhân chỉ nhận được sự quan tâm giữa nhân viên nhận chỉ tiêu và nhà quản lý, đồng nghiệp của họ không hề hay biết gì về những thứ cá nhân này đang làm và quan đang quan tâm.
5. Nhân viên không biết được liệu những đóng góp, thành tích của họ có giúp gì trong việc hoàn thành các mục tiêu của công ty hay không.
Liệu bạn có động lực làm việc khi nhà quản lý đưa ra cho bạn một danh sách các công việc cần hoàn thành mà không hề đề cập đến mục đích của những việc làm trên?
Không có sự minh bạch và canh chỉnh đến từ các hệ thống quản lý như OKR thì các lãnh đạo thường gặp khó khăn hơn trong việc xác định mục tiêu công việc cho nhân viên.
Ngoài xác định mục tiêu cho nhân viên thì các phần mềm quản lý công việc bằng OKR thường đưa vào các chức năng khen thưởng, công nhận thành tích của nhân viên khi hoàn thành xuất sắc các tiến trình làm việc của mình cũng như giúp đỡ nhân viên khác. Điều này giúp cho cá nhân có động lực để kết thúc ngày làm việc dài của mình với những thành tựu chất lượng nhất. Mặt khác, sự khen thưởng công khai mà Goalify đưa vào sản phẩm của mình còn thúc đẩy các nhân viên đặt ra các mục tiêu cao hơn cho chính mình và có những sự cạnh tranh lành mạnh giữa mình và các nhân viên khác.
Nguồn: goalify