SWOT có một sức mạnh đặc biệt giúp bạn khám phá cơ hội tiềm ẩn, thấu hiểu điểm yếu để từ đó kiểm soát và loại trừ những nguy cơ làm tổn thương tới khả thăng tiến.
“ Cơ hội chỉ đến với những tư tưởng có chuẩn bị.” – Loius Pasteur
Trong cuộc sống, ai biết cách tận dụng thế mạnh và tài năng của mình thì sẽ dễ dàng đạt được thành công cũng như gặp ít khó khăn hơn nếu nhận biết được điểm yếu và kiểm soát chúng.
Nhưng làm sao để biết đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu? Làm sao phân tích cơ hội và nguy cơ. Đó là lúc bạn cần dùng tới kỹ thuật phân tích SWOT.
Làm sao sử dụng công cụ này?
Để thực hiện một bản phân tích SWOT, hãy in mẫu biểu ra và trả lời câu hỏi trong 4 lĩnh vực sau.
• Điểm mạnh
- Ưu điểm nào chỉ bạn mới có? (ví dụ: kỹ năng, bằng cấp, giáo dục hoặc các mối quan hệ)?
- Việc nào bạn có thể làm tốt hơn người khác?
- Bạn đang sở hữu những mối quan hệ cá nhân nào?
- Đâu là những điểm mạnh được người khác công nhận (cụ thể là sếp của bạn)?
- Bạn tự hào nhất về thành công nào của mình?
- Giá trị nào không ai có ngoài bạn ra?
- Bạn có những mối quan hệ cá nhân khiến người khác phải thèm muốn? Nếu có, mức độ thân thiết tới đâu?
Cân nhắc từng câu trả lời trên quan điểm của bạn và của mọi người xung quanh. Nhớ đừng quá khiếm tốn hay rụt rè mà phải thật sự khách quan thì đánh giá mới chính xác.Nếu thấy khó chỉ ra điểm mạnh ngay lập tức, hãy liệt kê hết tất cả tính cách của bạn và tìm xem điểm mạnh của mình đang nằm ở đâu.
• Điểm yếu
- Đâu là công việc bạn hay trốn tránh vì không tự tin mình có thể làm tốt?
- Mọi người nhận xét đâu là điểm yếu của bạn?
- Bạn có hoàn toàn tự tin về trình độ và kỹ năng làm việc của bạn không? Nếu không, đâu là điểm yếu nhất của bạn?
- Đâu là thói quen xấu của bạn trong công việc? (ví dụ, bạn thường hay trễ giờ, làm việc không có kế hoạch, nóng tính, thiếu khả năng kiểm soát căng thẳng)
- Tính cách nào khiến bạn đi lùi trong công việc? Ví dụ, sợ nói trước đám đống sẽ là cản lực lớn nếu bạn phải tổ chức các cuộc họp định kì.
Nhớ nhận xét những yếu điểm đó từ góc nhìn của bản thân và của người ngoài cuộc. Điểm yếu nào bị mọi người nhìn ra mà bạn lại không thấy? Đồng nghiệp có liên tục qua mặt bạn trong những lĩnh vực quan trọng không? Tốt nhất là hãy chấp nhận thực tế và đối mặt sự thật càng sớm càng tốt.
• Cơ hội
- Kỷ nguyên công nghệ mới giúp gì được cho bạn? Bạn có nhận được sự giúp đỡ từ người khác qua Internet không?
- Ngành của bạn có đang tăng trưởng không? Nếu có, bạn có thể tận dụng được điều gì từ thị trường hiện tại?
- Bạn cómối quan hệ đối tác chiến lược nào để giúp đỡ khi cần thiết không?
- Bạn nhận thấy công ty đang có xu hướng ra sao? Làm sao để tận dụng cơ hội đó?
- Đối thủ của bạn có thất bại khi giải quyết một vấn đề quan trọng nào không? Nếu có, liệu bạn có thể tận dụng sai lầm đó để làm tốt hơn không?
- Công ty hoặc thị trường đang cần gì mà chưa ai đáp ứng được?
- Khách hàng và đối tác có phàn nàn gì về công ty không? Nếu có, liệu bạn có giải pháp không?
Hãy thử tìm kiếm cơ hội bằng một trong những cách sau:
- Tham gia các buổi gặp gỡ xã giao, lớp học, hội thảo
- Đảm nhiệm một vài dự án khi đồng nghiệp đi nghỉ phép dài hạn.
- Cố gắng học thêm một vài kỹ năng mới như nói chuyện trước công chúng hoặc quan hệ quốc tế khi được giao một dự án mới hoặc một vai trò mới
- Tận dụng kỹ năng đặc biệt của mình (thông thạo ngoại ngữ chẳng hạn) để tỏa sáng khi công ty mở rộng hoặc sáp nhập.
Quan trọng là bạn phải có khả năng nhận ra và tận dụng điểm mạnh cũng như nhận biết và hạn chế điểm yếu để nắm bắt cơ hội trong tầm tay.
• Nguy cơ
- Bạn đang phải đối mặt với khó khăn gì trong công việc?
- Bạn có đang bị đồng nghiệp cạnh tranh về chức vụ hoặc dự án nào không?
- Liệu công việc (hoặc yêu cầu công việc) của bạn có bị thay đổi không?
- Công nghệ thay đổi có đe dọa tới vị trí của bạn?
- Yếu điểm nào có thể dẫn bạn tới nguy cơ?
Có thể nói, SWOT chính là công cụ giúp bạn quyết định nên làm gì để tận dụng cơ hội và giải quyết rắc rối.
Ví dụ về phân tích SWOTLý thuyết là vậy. Còn trên thực tế, một bản đánh giá SWOT sẽ như thế nào? Cùng tham khảo bản phân tích SWOT của Ngân, một giám đốc quảng cáo nhé.
• Điểm mạnh
- Tôi rất sáng tạo. Khách hàng rất thích cách tiếp cận mới của tôi về thương hiệu.
- Tôi giao tiếp tốt cả với khách hàng và đồng nghiệp.
- Tôi có thể đặt các câu hỏi quyết định để tìm ra một cách tiếp thị đúng đắn
- Tôi luôn cố gắng hết sức vì thành công của thương hiệu.
• Điểm yếu
- Tôi luôn ép mình và mọi người phải làm việc thật nhanh. Tôi thích gạch bỏ từng công việc ra khỏi “Bản ưu tiên công việc” càng nhanh càng tốt. Do chạy theo số lượng nên đôi khi chất lượng công việc của tôi không suôn sẻ.
- Chính đòi hỏi đó khiến tôi luôn rơi vào căng thẳng, đặc biệt khi có quá nhiều việc phải làm.
- Tôi hồi hộp khi trình bày ý tưởng với khách hàng. Tôi sợ nói chuyện trước mọi người tới nỗi nhiều khi chẳng còn hứng thú gì với việc thuyết trình nữa.
• Cơ hội
- Một đối thủ cạnh tranh lớn của công ty đã gây ra tai tiếng vì cư xử không hay với các khách hàng nhỏ hơn.
- Tôi sẽ tham gia một hội thảo lớn về tiếp thị vào tháng tới. Tôi có thể tìm kiếm các mối quan hệ mới và được tham dự vào một vài khóa huấn luyện hay ho.
- Giám đốc mỹ thuật của phòng sáng tạo sẽ nghỉ thai sản sớm. Tôi có thể tận dụng cơ hội tuyệt vời này đảm nhiệm thêm một vài nhiệm vụ của cô ấy.
• Nguy cơ
- Sang là một diễn giả hùng hồn đang cạnh tranh với tôi ở vị trí giám đốc mỹ thuật.
- Do sự thiếu hụt nhân viên trong thời gian gần đây, tôi thường xuyên bị quá tải khiến khả năng sáng tạo bị giảm sút.
- Ngành tiếp thị đang tăng trưởng chậm. Nhiều công ty đã cho nhân viên nghỉ việc và công ty cũng đang xem xét cắt giảm nhân sự.
Dựa trên kết quả phân tích này, Ngân đã táo bạo tiếp cận Sang để thảo luận về chuyện giám đốc nghệ thuật. Ngân đề nghị rằng cả cô và Sang sẽ cùng nhau thực hiện công việc đó trên cơ sở tận dụng điểm mạnh của mỗi người. Thật ngạc nhiên là Sang cũng thích ý tưởng đó. Sang biết mình có khả năng diễn thuyết rất tốt, nhưng anh cũng thừa nhận ý tưởng sáng tạo của Ngân thật sự rất tuyệt vời.Bằng cách cùng nhau cộng tác, Ngân và Sang có thể khiến khách hàng nhỏ cảm thấy thỏa mãn về dịch vụ của công ty và giúp họ khai thác tối đa điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực này.
Điểm cốt lõi:
Tóm lại, ma trận SWOT là một lược đồ hiệu quả để phân tích điểm mạnh và điểm yếu của bản thân cũng như chỉ ra cơ hội và nguy cơ mà bạn đang đối mặt. Từ đó giúp bạn tập trung phát huy điểm mạnh và hạn chế điểm yếu để tận dụng cơ hội một cách tốt nhất.
Nguồn: sưu tầm