KPI sẽ là giải pháp cứu cánh, giúp những lãnh đạo đang vật lộn với hiện tượng nhân viên bệ rạc, nội bộ lục đục có thể “lội ngược dòng” và phát triển đi lên. Vậy, đánh giá KPI là gì, và làm sao để thiết lập hệ thống KPI chi tiết, hiệu quả? Câu trả lời sẽ có trong bài viết sau.
- KPI LÀ GÌ?
KPI (viết tắt tiếng Anh của Key Performance Indicator - chỉ số đánh giá hiệu quả công việc) là một trong những công cụ quản lý phổ biến nhất hiện nay. Nó cho phép các CEO, nhà lãnh đạo đo lường hiệu quả công việc của từng phòng ban, cá nhân thông qua những số liệu chi tiết, chỉ tiêu định lượng rõ ràng. Qua đó thấy được kết quả làm việc của cá nhân cũng như toàn bộ doanh nghiệp.
Do tính chất công việc khác nhau, mỗi bộ phận, vị trí cần một hệ thống KPI riêng. Tuy nhiên, các chỉ số đánh giá này cần được xây dựng dựa trên mục tiêu thống nhất của cả tổ chức.
2. DOANH NGHIỆP NÀO NÊN ÁP DỤNG KPI?
Bất kể công ty nào cũng nên cân nhắc việc ứng dụng hệ thống KPI. Bởi khi được dùng đúng cách, KPI sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực, tạo bước đà giúp tổ chức phát triển mạnh mẽ.
Đặc biệt, doanh nghiệp càng tồn đọng nhiều vấn đề về nhân sự thì KPI lại càng có hiệu quả nhanh chóng. Điển hình như:
- Doanh nghiệp có nhiều nhân viên nhàn rỗi, chểnh mảng, có mặt sếp thì chăm chỉ nhưng vắng bóng là y rằng lơ đãng, làm việc cá nhân không chú tâm đến công việc chính.
- Cấp dưới ít khi đưa ra ý kiến, ngại thay đổi bản thân và cách làm việc. Hài lòng với mọi kết quả dù là cao hay thấp. Thiếu cố gắng, sáng tạo trong công việc.
- Tổ chức còn tồn đọng nhân viên yếu kém, không làm được việc hoặc làm không đến nơi đến chốn khiến cho hiệu quả công việc lẹt đẹt. Nhưng lại thường xuyên giấu dốt dẫn đến sự tụt dốc không phanh của toàn tập thể.
- Nhân sự chỉ nhiệt huyết được thời gian đầu sau đó dần trở nên bệ rạc và hời hợt, tìm mọi cách luồn lách, làm ít mà vẫn hưởng đều.
- Nội bộ lục đục, xung đột lợi ích, hàng loạt cán bộ chủ chốt bất mãn nghỉ việc khiến năng suất suy giảm trầm trọng…
3. LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ KPI
Đánh giá đúng năng lực nhân viên chính là chiếc chìa khóa giúp CEO quản trị nhân sự hiệu quả và tối đa hóa hiệu suất công việc. HỆ THỐNG CHỈ TIÊU KPI với 100% tiêu chí định lượng, phương pháp cho điểm theo trọng số, đảm bảo để CEO đạt được những lợi ích sau:
- Được cung cấp bức tranh tổng quan về hiệu suất công ty, đo lường hiệu quả, tiến độ làm việc của từng bộ phận, cá nhân để đưa ra những quyết định công bằng và chuẩn xác nhất.
- Giúp ghi nhận sự đóng góp đồng thời nhắc nhở về trách nhiệm đã cam kết từ ấy thúc đẩy nhân viên ngày 1 tiến bộ, tự giác chủ động trong công việc.
- Đảm bảo nhân viên luôn hướng đúng mục tiêu công việc, thực hiện chuẩn theo chiến lược lãnh đạo đề ra.
- Lãnh đạo đánh giá đúng năng lực của nhân viên, từ đó có cơ sở đưa ra mức lương thưởng công bằng và hợp lý, xứng đáng với sự cống hiến của từng người.
- Các chỉ tiêu đặt ra giúp tạo dựng môi trường cạnh tranh văn minh trong đội ngũ, tạo động lực thúc đẩy họ làm việc tự giác và hiệu quả hơn.
4. SAI LẦM TRONG THIẾT LẬP KPI KHIẾN DOANH NGHIỆP THẤT BẠI
Nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công KPI vào tổ chức, giúp cho hiệu suất công việc tăng trưởng đáng kể. Tuy nhiên, với không ít công ty khác, KPI lại trở thành cỗ máy ngốn tiền khổng lồ làm đẩy lùi sự phát triển của cả hệ thống bởi người đứng đầu chưa có nhiều kiến thức, kinh nghiệm trong việc xây dựng nó.
Họ đơn giản chỉ biết tung hô với nhân viên là “làm tốt” thì được thưởng và “làm tệ” thì bị phạt nhưng chính bản thân họ cũng chưa xác định được thế nào là tốt, thế nào là tệ nên chủ trương nghe thì hay đấy nhưng không hề có giá trị trong thực tiễn. Thêm vào đó, khi áp dụng KPI, các sếp còn thường mắc phải những vấn đề như:
- CEO hiểu sai về KPI, dẫn đến việc truyền đạt không chính xác đến đội ngũ. Cấp dưới coi đây là phương tiện để sếp dễ bề giám sát, tạo áp lực lên họ chứ không phải công cụ giúp theo dõi và đánh giá công việc. Từ đó, dẫn đến sự phản đối ngầm, nhân viên làm việc theo kiểu đối phó KPI khiến năng suất suy giảm trầm trọng.
- Nhiều CEO xem việc xây dựng KPI là một thứ “thời trang” quản lý, để tạo lớp vỏ bọc chúng tôi cũng quản trị theo KPI. Với cách tiếp cận không thực chất này, lãnh đạo không đi sát việc triển khai dẫn tới mục tiêu KPI xây dựng chỉ để cho có, chung chung, mơ hồ và xa rời chiến lược của doanh nghiệp.
- Nhà quản lý thiết lập KPI không trọng tâm, quá nhiều chỉ số dẫn đến nó bị vụn, lãnh đạo đổ cả đống tiền khi đặt cả KPI cho những việc lặt vặt, hơn nữa nhân viên sẽ có xu hướng dồn sức chạy theo những chỉ số để lấy thành tích mà quên đi các mục tiêu đích!
5. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI HỆ THỐNG KPI
Dưới đây là quy trình 7 bước để áp dụng thành công KPI vào quản lý doanh nghiệp:
5.1. Xác định rõ trách nhiệm của từng vị trí, phòng ban:
Thực chất KPI là những mục tiêu sếp đặt ra với mong muốn nhân viên đạt được, từ ấy hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Bởi vậy trước khi lựa chọn chỉ tiêu đánh giá phù hợp cho từng vị trí thì trước hết ông chủ cần nắm rõ nhiệm vụ chính của họ là gì. Và để làm được điều đó, thì đòi hỏi CEO cần xây dựng được 1 bản mô tả công việc chi tiết và hoàn chỉnh cho các bộ phận.
5.2️. Xác định TIÊU CHÍ đánh giá cho từng cá nhân:
Sau khi nắm bắt được trách nhiệm cụ thể của từng người, từ đó lựa chọn các tiêu chí đánh giá phù hợp để đo lường hiệu suất công việc. Ví dụ, với 1 nhân viên bán hàng để biết xem họ làm việc hiệu quả hay không chúng ta có thể đánh giá dựa trên các tiêu chí về doanh số, chi phí, số lượng khách hàng mới,…
Lưu ý là mọi tiêu chí cần phải được lượng hóa 100% thành đơn vị tính cụ thể. Tránh trường hợp chung chung, mơ hồ dẫn đến không hiệu quả.
5.3. Đặt ra mục tiêu cụ thể:
Ứng với từng tiêu chí, CEO đưa ra mục tiêu cụ thể mà nhân sự cần đạt được. Đồng thời, đảm bảo mục tiêu đặt ra phải tuân thủ nguyên tắc SMART trong đó:
S – Specific: Cụ thể
M – Measurable: Đo lường được
A – Attainable: Có thể đạt được
R – Relevant: Thực tế
T – Timebound: Có thời hạn cụ thể
Nếu các chỉ số KPIs xây dựng không đạt được tiêu chí SMART, nó sẽ gây ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá, khiến doanh nghiệp không thu về kết quả gì thậm chí tiền mất tật mang:
- Mục tiêu đặt ra không cụ thể (Specific): cấp dưới không biết mình phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc mà sếp mong muốn.
- Mục tiêu không đo lường được (Measurable) thì chỉ số KPI đó và việc đánh giá sẽ hoàn toàn vô nghĩa
- KPI không thể đạt được (Achievable): Khiến nhân viên bức bối, phản đối ngầm thậm chí bỏ cuộc ngay từ khi mới bắt đầu.
- Mục tiêu không thực tế (Realistic): Ảnh hưởng đến tâm lý, gây chán nản, mệt mỏi và thiếu động lực làm việc.
- KPIs không hạn định thời gian cụ thể (Time-bound): Người lao động không hình dung được công việc phải làm trong bao lâu hay khi nào cần hoàn thành; khiến họ khó kiểm soát chính việc mình đang làm.
5.4. Chia sẻ KPI với các bên liên quan:
KPI sẽ trở nên vô nghĩa nếu không được truyền đạt đúng cách. Làm thế nào để nhân viên – những người được giao nhiệm vụ tuân theo mục tiêu bạn đề ra nếu họ không biết hoặc không hiểu chính xác chúng là gì?
Giải thích cho cấp dưới về việc tại sao bạn muốn đo lường yếu tố này. Trả lời các câu hỏi về lý do bạn quyết định chọn KPI này thay vì KPI khác. Và quan trọng là lắng nghe nhân viên cũng như xác nhận mục tiêu đã được truyền đạt chính xác. Biết đâu nhân viên của bạn thậm chí có thể cung cấp 1 số ý tưởng về cách cải thiện KPI cho hiệu quả hơn.
5.5. Tiến hành theo dõi và đo lường công việc:
Theo dõi quá trình thực hiện KPI của nhân viên là điều quan trọng giúp sếp đánh giá hiệu suất làm việc thực tế của cấp dưới cũng như mức độ thành công của chỉ số KPI đó. Tùy vào nhu cầu và đặc thù công việc của từng doanh nghiệp, bộ phận mà có thể tiến hành xem xét, đo lường KPI hàng tuần hoặc hàng tháng.
Chỉ bằng cách theo dõi thường xuyên, bạn mới nắm bắt được nhân viên đang thực hiện KPI như thế nào, họ có gặp vướng mắc gì hay không hoặc chỉ số KPI đã đến lúc cần thay đổi hay chưa…
5.6. Chấm điểm và đánh giá kết quả công việc:
Điểm KPI = Tổng điểm trọng số / Tổng trọng số
Trong đó: Tổng điểm trọng số là tổng điểm có nhân trọng số của tất cả các tiêu chí đánh giá. Được tính bằng công thức:
Điểm trọng số = Điểm chưa hệ số x Trọng số
- Với điểm chưa hệ số: CEO đề ra thang điểm từ 1 – 4 tương ứng với 4 mức chưa đạt, cần cố gắng, đạt và vượt tiêu chí. So sánh kết quả thực tế của nhân viên với thang điểm này để xác định điểm chưa hệ số của họ. Mức Đạt (3 điểm) tương ứng với mục tiêu đề ra.
- Trọng số: Đặt ra các trọng số phù hợp tùy theo mức độ quan trọng của từng tiêu chí. Tiêu chí càng quan trọng, trọng số càng lớn. Thông thương sẽ ở mức từ 1 đến 4.
So sánh điểm số KPI nhân viên đạt được với thang điểm mục tiêu để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ.
5.7. Cập nhật KPI để phù hợp với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp:
KPI không tĩnh. Nó cần cập nhật và thay đổi khi cần thiết. Đặc biệt khi tổ chức bắt đầu những kế hoạch mới, nếu không có sự điều chỉnh các tiêu chí đánh giá, nhân viên của bạn sẽ có nguy cơ theo đuổi các mục tiêu không còn phù hợp với doanh nghiệp.
Thêm nữa, không phải tất cả mọi chỉ tiêu bạn đặt ra ban đầu đều thành công. Nếu quá cao sẽ khiến nhân viên chán nản, bức bối nhưng ngược lại nếu quá thấp sẽ không có tác dụng thúc đẩy nhân viên. Bởi vậy CEO cần liên tục theo dõi và đánh giá các kết quả để nắm bắt hệ thống KPI đang hoạt động thế nào và tìm ra mức đánh giá phù hợp nhất!
6. VÍ DỤ CHỈ SỐ KPI MẪU CHO 1 SỐ NGÀNH, BỘ PHẬN
6.1. KPI cho nhân viên phòng nhân sự
- Tỷ lệ sử dụng ngân sách: ngân sách sử dụng cho các công tác của phòng nhân sự hiện tại/ Ngân sách kế hoạch đề ra
- Tỷ lệ nhân viên được đánh giá kết quả thường xuyên: % nhân viên nhận đánh giá kết quả thường xuyên/ Tổng số nhân viên
- Tỷ lệ duy trì nhân tài: Nhân tài nghỉ việc/ Tổng số nhân tài
- Thời gian tuyển dụng trung bình: Thời gian trung bình các vị trí công việc còn bỏ trống, chưa có người phụ trách.
- Hiệu quả nhân viên: Doanh thu hàng năm/ Tổng số nhân viên
- Sự hài lòng của nhân viên: Thông qua báo cáo khảo sát hàng năm
- Số ngày huấn luyện trung bình mỗi nhân viên: Tổng số ngày huấn luyện/ Tổng số nhân viên
6.2. KPI cho nhân viên bán hàng
- Tỷ lệ phản hồi của khách hàng: Công thức = Tổng số phản hồi khách hàng / tổng số thông tin gửi tới khách hàng. Tỷ lệ này đo lường hiệu quả các chương trình marketing trực tiếp ví dụ như gửi thư, gửi email, gọi điện….
- Thời gian trả lời yêu cầu của khách hàng: Việc đo lường chỉ tiêu này là hữu ích để có phản hồi nhanh chóng tới khách hàng.
- Tỷ lệ kiếm được khách hàng: Là tỷ lệ khách hàng kiếm được trên tổng số khách hàng đã tiếp xúc.
- Số khách hàng /nhân viên: Tức là 1 nhân viên nhân viên bán hàng thì kiếm được hay phục vụ bao nhiêu khách hàng.
- Doanh số trung bình của nhân viên sale: Bằng tổng doanh số của toàn bộ nhân viên / số nhân viên.
- Chi phí giành được khách hàng mới: Đây là tổng chi phí đã bỏ ra để giành được 1 khách hàng mới.
Về Sodes.vn – Giải pháp xây dựng hệ thống KPI bài bản, nền tảng để tự động hóa doanh nghiệp, tự giác hóa nhân viên.
Với mong muốn giúp mọi CEO đều có thể xây dựng được hệ thống KPI toàn diện, hiệu quả. Đội ngũ chuyên gia dày dặn kinh nghiệm của sodes.vn đã không ngừng nghiên cứu, xây dựng để cho ra đời BỘ TÀI LIỆU KPI THỰC CHIẾN TỪ A-Z.
Điều đặc biệt của Bộ tài liệu nằm ở việc:
- Tập hợp 160 file chỉ tiêu KPIs đầy đủ phòng ban, đo lường 100% định lượng.
- Kết hợp phương pháp chấm điểm trọng số logic, khoa học.
- Hướng dẫn xây dựng chi tiết, tích hợp sẵn công thức tính trên file Excel, dễ dàng thay số liệu và hiệu chỉnh trực tiếp.
Từ đó, nó trở thành “cánh tay phải” đắc lực cho mọi CEO và doanh nghiệp, để tối ưu hiệu quả làm việc của toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ nhân viên tự giác, bứt phá năng suất, đưa doanh nghiệp phát triển vững mạnh.
Xem thêm thông tin chi tiết ngay tại đây: https://sodes.vn/thuvienkpi/02
-------------------------------------------------------------------------------------------------
Sodes.vn - là đơn vị cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện, bao gồm hệ thống tài liệu bài bản, bộ công cụ thực tiễn chuyên biệt và mô hình quản trị tối ưu. Chúng tôi đã đồng hành cùng 50.000+ CEO trong suốt 11 năm qua trên chặng đường thiết lập hệ thống quản trị đầy gian nan, vực dậy tổ chức từ trong khủng hoảng. Giúp doanh nghiệp lội ngược dòng ngoạn mục và đạt được những thành công bứt phá!
Nếu bạn quan tâm tới Giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, đội ngũ chúng tôi sẵn sàng tư vấn và trả lời các câu hỏi của bạn. Vui lòng xem thêm thông tin chi tiết ngay tại đây.