[4 bước] hướng dẫn xây dựng hệ thống KPI chuẩn chỉnh!

Quy trình xây dựng KPI chuẩn chỉnh trên thực tế gồm bao nhiêu bước? Làm sao để thiết lập được bộ chỉ số KPI phù hợp và hiệu quả với doanh nghiệp mình? Sodes.vn sẽ giúp các CEO, lãnh đạo, nhà quản lý trả lời những câu hỏi này ngay trong bài viết dưới đây!

1. TẠI SAO CẦN PHẢI XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG KPI TRONG QUẢN LÝ

Mục tiêu chung của tất cả chúng ta - những CEO, lãnh đạo, nhà quản lý là sự tồn tại và phát triển vượt bậc của tổ chức. Muốn làm được điều đó, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần nỗ lực hết sức để hoàn thành tốt công việc, nhiệm vụ của mình. Bởi vậy, thiết lập KPI – chỉ số đánh giá nhân viên là 1 việc làm cần thiết giúp CEO thúc đẩy cấp dưới hoàn thành công việc, mục tiêu; từng bước tiến gần hơn tới cái đích mà tổ chức đặt ra.

Xây dựng KPI chuẩn xác không chỉ thu về lợi ích cho riêng doanh nghiệp mà còn đem lại lợi ích cho cả nhân viên.

Đối với doanh nghiệp:

• Giúp CEO bao quát bức tranh làm việc toàn cảnh của công ty để đưa ra sự hỗ trợ kịp thời nhất cho nhân viên.
• Các chỉ tiêu đặt ra giúp tạo dựng bầu không khí cạnh tranh sôi nổi, thúc đẩy nhân viên cống hiến hết mình vì lợi ích của chính bản thân.
• CEO có cơ hội nhìn nhận và điều chỉnh chiến lược kinh doanh, vì KPI thể hiện rõ các mục tiêu doanh nghiệp đặt ra có hiệu quả hay không.
• Trực quan hóa thành tích từng cá nhân, làm cơ sở đưa ra mức lương thưởng và chế độ đãi ngộ công bằng và hợp lý nhất.

Đối với nhân viên:

• Mục tiêu KPIs giúp nhân viên hình dung rõ ràng công việc và trách nhiệm của bản thân: cần làm những việc gì, làm như thế nào, khi nào…
• Việc có mục tiêu theo đuổi giúp cấp dưới gia tăng động lực làm việc, nhanh chóng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
• KPI giúp họ tự giám sát hiệu suất công việc của mình, dễ dàng đạt được mục tiêu hơn, phát hiện ra các khiếm khuyết để cải thiện kịp thời.

2. THẾ NÀO LÀ 1 CHỈ SỐ KPI HIỆU QUẢ?

Tùy theo đặc thù ngành nghề và mục tiêu của từng doanh nghiệp thì việc xây dựng hệ thống KPI cũng khác nhau. Tuy nhiên, để nó phát huy tối đa hiệu quả, CEO cần đảm bảo các nguyên tắc:

Nguyên tắc 1: Thiết lập KPI đảm bảo tiêu chí SMART trong đó:

S – Specific: Chỉ tiêu phải thật cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu. Cấp dưới biết mình cần làm gì và làm thế nào để đạt được kết quả mà sếp mong muốn.

M – Measurable: KPIs có thể đo lường và quy đổi bằng con số cụ thể. Tránh đặt chỉ tiêu KPI 1 cách chung chung, vô nghĩa.

A – Achiveable: Mục tiêu đặt ra đảm bảo nhân viên có thể thực hiện được. Không thiết lập mục tiêu quá cao hoặc quá thấp.

R – Realistic: Các chỉ số đặt ra cần phải thực tế, không xa rời mục tiêu chung mà tổ chức hướng đến.

T – Timebound: Mỗi KPI nên có thời hạn cụ thể. Nhân viên hình dung được việc này phải làm trong bao lâu hoặc deadline khi nào, giúp họ kiểm soát chính công việc đang làm.

Nguyên tắc 2: KPI cần được thực hiện thường xuyên, đánh giá liên tục theo chu kỳ (từng tuần, tháng, năm). Có như vậy, CEO mới nắm bắt được nhân viên đang thực hiện KPI như thế nào, gần đạt mục tiêu hay chưa, có gặp vướng mắc hay khó khăn gì hay không để hỗ trợ kịp thời…

Nguyên tắc 3: Kpi đặt ra phải gắn với 1 cá nhân hoặc bộ phận cụ thể. Bởi mỗi vị trí khác nhau, trách nhiệm sẽ khác nhau do vậy mục tiêu công việc sếp hướng đến cho họ cũng khác nhau.

3. HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG HỆ THỐNG KPI CHUẨN CHỈNH CHO DOANH NGHIỆP

3.1. Xác định rõ trách nhiệm, lựa chọn tiêu chí đánh giá cho từng cá nhân

Trước khi lựa chọn chỉ tiêu đánh giá phù hợp cho từng người thì trước hết ông chủ cần nắm rõ trách nhiệm chính của họ là gì bằng cách sử dụng những bản mô tả công việc chi tiết và hoàn chỉnh.

Từ đó, CEO lựa chọn các chỉ số KPI phù hợp để đo lường hiệu suất công việc cho từng vị trí. Ví dụ, chúng ta có thể xây dựng KPI cho nhân viên bán hàng dựa trên các tiêu chí về doanh thu, chi phí, số lượng khách hàng mới,…

Đặc biệt, mọi chỉ tiêu cần được lượng hóa 100% thành đơn vị tính cụ thể. Tránh trường hợp chung chung, mơ hồ, không thể đo lường được.

3.2. Đặt ra mục tiêu cụ thể

Ứng với từng tiêu chí, CEO đưa ra mục tiêu cụ thể mà nhân sự cần đạt được. Đồng thời, đảm bảo những mục tiêu đó phải tuân thủ 3 nguyên tắc như chúng ta vừa đề cập đến tại phần 2 (Smart, đánh giá liên tục, gắn với cá nhân cụ thể). Như vậy, sẽ giúp hệ thống KPI được xây dựng hiệu quả, đem lại lợi ích tối đa nhất cho doanh nghiệp.

3.3. Chia sẻ KPI với những người liên quan

KPI sẽ trở nên vô nghĩa nếu không được truyền đạt đúng cách. Làm thế nào để nhân viên tuân theo mục tiêu bạn đề ra nếu họ không biết hoặc không hiểu chính xác chúng là gì?

Giải thích cho cấp dưới về việc tại sao bạn muốn đánh giá yếu tố này hay vì sao bạn quyết định chọn KPI này thay vì KPI khác. Và cuối cùng là lắng nghe nhân viên cũng như xác nhận mục tiêu đã được truyền đạt chính xác. Biết đâu họ thậm chí có thể cung cấp 1 số ý tưởng để cải thiện KPI hiệu quả hơn.

3.4. Theo dõi, chấm điểm và đánh giá kết quả công việc

Theo dõi, đo lường kết quả thực hiện KPI hàng tuần hoặc hàng tháng là điều quan trọng giúp sếp đánh giá hiệu suất làm việc thực tế của cấp dưới cũng như mức độ thành công của chỉ số KPI đó.

Và thông qua quá trình theo dõi đó, chúng ta ghi nhận được các số liệu để tính điểm KPI cho nhân viên theo công thức sau:

Điểm KPI = Tổng điểm trọng số / Tổng trọng số

Trong đó: Tổng điểm trọng số là tổng điểm có nhân trọng số của tất cả các tiêu chí đánh giá. Được tính bằng công thức:

Điểm trọng số = Điểm chưa hệ số x Trọng số

Với điểm chưa hệ số: CEO đề ra thang điểm từ 1 – 4 tương ứng với 4 mức chưa đạt, cần cố gắng, đạt và vượt tiêu chí. So sánh kết quả thực tế của nhân viên với thang điểm này để xác định điểm chưa hệ số của họ.

Mức Đạt (3 điểm) tương ứng với mục tiêu đề ra.

Lấy ví dụ: Chỉ tiêu KPI về doanh số của 1 nhân viên bán hàng trong tháng đó là 100 triệu.

• Nếu kết quả thu về > 100 triệu => Tương ứng với mức VƯỢT và điểm quy đổi là 4
• Nếu kết quả thu về = 100 triệu => Tương ứng với mức ĐẠT và điểm quy đổi là 3
• Nếu kết quả thu về từ 80-90 triệu => Tương ứng với mức CẦN CỐ GẮNG và điểm quy đổi là 2
• Nếu kết quả thu về <80 triệu => Tương ứng với mức CHƯA ĐẠT và điểm quy đổi là 1

Trọng số: Đặt ra các trọng số phù hợp tùy theo mức độ quan trọng của từng tiêu chí. Tiêu chí càng quan trọng, trọng số càng lớn.

Thông thương sẽ ở mức từ 1 đến 4 tương ứng với 4 nhóm:

• Nhóm 1: Tốn ít thời gian thực hiện và ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung => Điểm trọng số là 1
• Nhóm 2: Tốn ít thời gian thực hiện nhưng ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian thực hiện nhưng ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung => Điểm trọng số là 2
• Nhóm 3: Tốn nhiều thời gian thực hiện và ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung => Điểm trọng số là 3
• Nhóm 4: Tốn rất nhiều thời gian thực hiện và ảnh hưởng then chốt đến mục tiêu chung => Điểm trọng số là 4

Sau khi tính toán được điểm KPI cuối cùng của nhân viên, so sánh điểm số đó với thang điểm mục tiêu để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của họ.

Video hướng dẫn xây dựng KPI chi tiết dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về cách tính:

=> Sodes.vn – đơn vị cung cấp BỘ TÀI LIỆU KPI THỰC CHIẾN TỪ A-Z. Tích hợp hệ thống chỉ tiêu KPI đã xây dựng sẵn, CEO chỉ cần thay số và nhận kết quả chỉ sau vài phút. Đảm bảo giúp lãnh đạo:

• Thiết lập hệ thống KPI đánh giá chi tiết có chọn lọc, phù hợp từng vị trí công việc, ở mọi phòng ban.
• Giúp CEO quy đổi các chỉ tiêu định tính sang định lượng, dù là đánh giá về hiệu quả công việc hay ý thức, hành vi của nhân viên.
• Xác định được thang chấm điểm trọng số hợp lý kết hợp các công thức có sẵn để tính toán kết quả đánh giá chuẩn xác, chi tiết và khoa học.
• Liên kết hệ thống KPI với bản mô tả công việc và khung lương thưởng của doanh nghiệp, đồng bộ hóa công tác quản lý doanh nghiệp toàn diện.
• Thao tác rất đơn giản trên các file WORD, EXCEL, nhanh chóng nhưng vô cùng thuận tiện cho việc kiểm tra, theo dõi và giám sát mọi lúc, mọi nơi.

Xem thêm về Sodes tại đây.

Sở hữu bộ tài liệu này đồng nghĩa với việc CEO có trong tay một quy trình đánh giá nhân viên hiệu quả để nâng cao hiệu suất làm việc cho doanh nghiệp, tạo sự phát triển bền vững.

Mọi thông tin chi tiết về Bộ tài liệu ngay tại đây: https://sodes.vn/thuvienkpi/02