Bất cứ một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào thì con người cũng chính là bộ phận “nòng cốt”, quyết định sự phát triển hay thụt lùi của tổ chức. Bởi vậy, việc đánh giá nhân viên là 1 trong những công việc quan trọng bậc nhất của người đứng đầu. Giúp họ nhìn nhận tổng quan quá trình làm việc, khắc phục điểm yếu, phát huy điểm mạnh của cấp dưới và đưa ra các phương án phát triển nhân sự tối ưu nhất.
Nhưng, đâu là phương pháp đánh giá nhân sự hiệu quả nhất? Để ngay cả những yếu tố cảm tính cũng được lượng hóa rõ ràng, chính xác khiến đội ngũ cảm thấy tâm phục khẩu phục? Chúng ta hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây!
- ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN LÀ GÌ?
Trong quá trình tuyển dụng, sếp chỉ nắm bắt được phần nào khả năng của một người. Cho đến khi họ bắt đầu làm việc, thông qua quá trình quan sát, chúng ta mới có thể đánh giá chính xác năng lực của nhân viên đó.
Đánh giá nhân sự là hoạt động thường xuyên của nhà quản lý nhằm theo dõi và nhìn nhận lại cấp dưới trên nhiều khía cạnh: hiệu suất, thái độ làm việc, trình độ chuyên môn,..Điều này giúp CEO dễ dàng đưa ra những nhận định đúng đắn và các kế hoạch nâng cao hiệu quả công việc. Để những người còn yếu kém dần dần cải thiện, để những người đã làm tốt thì phấn đấu tốt hơn nữa. Từ ấy góp phần thúc đẩy toàn bộ doanh nghiệp, đưa tổ chức vươn lên và phát triển mạnh mẽ.
2. TẠI SAO CẦN PHẢI ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN?
Nghịch lý là nhiều doanh nghiệp gia tăng nhanh chóng về số lượng nhân sự nhưng hiệu quả công việc lại ngày một xuống dốc. Lý do là bởi ông chủ chưa chú trọng đến việc đánh giá nhân viên, tổ chức tồn đọng nhiều cá nhân không phù hợp hoặc hiệu suất kém. Vậy nên số lượng có thể nhiều nhưng chất lượng thì lại ít.
Bởi vậy, đánh giá năng lực đội ngũ thường xuyên chính là chiếc chìa khóa giúp CEO quản trị nhân sự hiệu quả.
Thứ nhất, giúp lãnh đạo có cái nhìn chính xác về nhân viên
Hệ thống đánh giá công việc là một phương tiện giúp quản lý theo sát quá trình và đo lường hiệu suất làm việc của từng cá nhân, bộ phận. Từ ấy, họ có sự nhìn nhận rõ ràng hơn về các hoạt động đang diễn ra, xác định điểm tắc nghẽn hay sai phạm đồng thời đưa ra ý kiến phản hồi cần thiết và thích đáng với từng nhân sự.
Nhờ đó mà nhân viên được thúc đẩy làm việc hiệu quả hơn, biết cách điều chỉnh mọi thứ kịp thời theo hướng có lợi nhất cho bản thân cũng như cả doanh nghiệp.
Thứ hai, giúp nhân viên ý thức được khả năng làm việc của mình
Nếu một công ty không có hệ thống đánh giá thì bản thân nhân viên sẽ gặp phải rất nhiều bất lợi như: họ không thể nhận ra sự tiến bộ hay sai sót của mình; họ không đánh giá được bản thân đã làm tốt hay chưa; họ mất cơ hội xác định, sửa chữa các yếu điểm cũng như nâng cao năng lực của mình thông qua đào tạo…
Bởi vậy, hệ thống đánh giá nhân sự có tầm quan trọng rất lớn mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng không thể bỏ qua. Làm tốt nó sẽ là cơ hội giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ nhân viên hùng mạnh, vươn lên phát triển mạnh mẽ trong môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay!
Thứ ba, giúp gắn kết nhân viên và nhà quản lý
Nhân viên muốn nhận được phản hồi vì chúng cần thiết cho sự tiến bộ của họ. Đưa ra nhận xét thường xuyên có thể tăng sự gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp và thúc đẩy họ hoàn thành công việc tốt hơn.
Đồng thời thông qua quá trình đánh giá, cấp dưới có cơ hội trình bày ý kiến cũng như đóng góp các ý tưởng. Điều đó cũng giúp ích rất nhiều cho quá trình phát triển của chính bản thân họ.
3. NHỮNG BẤT CẬP TRONG ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ HIỆN NAY
Mặc dù đánh giá nhân sự là một nhiệm vụ quan trọng của nhà lãnh đạo nhưng không phải ai cũng biết làm nó 1 cách chuẩn xác do bản thân họ còn thiếu kỹ năng, kinh nghiệm. Điều này vô tình gây ra nhiều bất cập lớn chĩa mũi nhọn vào tương lai phát triển của tổ chức.
Cụ thể, có CEO đánh giá nhân viên dựa trên những tiêu chí rất chung chung, cảm tính, không có chuẩn mực để đối chiếu. Nó dẫn tới việc nhân viên làm tốt thì bất mãn, nghỉ việc vì cho rằng sếp đánh giá không công bằng. Nhân viên làm dở thì không nhìn nhận được điểm yếu, doanh nghiệp lãng phí quỹ lương cho những nỗ lực không xứng đáng.
Lại có những tổ chức 6 tháng hay thậm chí 1 năm mới tổng kết đánh giá 1 lần. Dẫn đến kết quả làm việc của đội ngũ không được ghi nhận kịp thời để đưa ra hướng giải quyết tốt hơn, đồng thời không có bằng chứng rõ ràng để nhân viên tâm phục khẩu phục.
Nếu CEO đánh giá như vậy thà đừng làm còn hơn bởi kết quả ghi nhận sẽ hoàn toàn không chính xác, phản ánh sai lệch năng lực của nhân viên và kìm hãm tốc độ phát triển của toàn bộ tổ chức.
Vậy đâu mới là cách đánh giá nhân viên hiệu quả, công bằng và chuẩn xác nhất? Đảm bảo lợi ích của nhân viên cũng như của cả doanh nghiệp?
4. KPI – PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN HIỆU QUẢ ĐƯỢC CHUYÊN GIA ĐỀ XUẤT
4.1. KPI là gì?
80% doanh nghiệp ở nước ta hiện nay sử dụng KPI để quản lý nhân sự. Đây cũng chính là phương pháp đánh giá vô cùng hiệu quả được các chuyên gia đề xuất. Thậm chí cả những tập đoàn lớn như FPT, LG..cũng đã áp dụng KPI và thu về hàng loạt lợi ích đáng kể. Vậy, cụ thể KPI là phương pháp thế nào mà lại được sử dụng phổ biến như thế?
KPI (viết tắt tiếng anh của Key Performance Indicator) là phương pháp đo lường, đánh giá kết quả làm việc của từng cá nhân, phòng ban và cả doanh nghiệp thông qua các chỉ số định lượng và các chỉ tiêu cụ thể.
Dựa trên mục tiêu và đặc thù ngành nghề của doanh nghiệp, CEO có thể thiết lập các chỉ số KPI khác nhau. Xây dựng hệ thống KPI chuẩn xác ngay từ đầu sẽ là nền tảng để CEO có được đầy đủ thông tin hữu ích, quản lý chặt chẽ nhân viên và nhanh chóng hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Ngược lại, KPI xây dựng sơ sài thiếu sót, không hợp lý sẽ khó kiểm soát được công việc của đội ngũ, khiến họ làm việc không hết mình, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của công ty.
4.2. Lợi ích cụ thể của KPI trong việc đánh giá nhân viên
Những lợi ích vượt trội mà doanh nghiệp nhận được khi xây dựng thành công hệ thống KPI chuẩn chỉnh:
- CEO có cái nhìn tổng quát về hiệu suất làm việc của toàn công ty, đo lường hiệu quả làm việc của từng bộ phận để ra những quyết định công bằng và chuẩn xác nhất.
- Thúc đẩy nhân viên ngày một tiến bộ, tự giác chủ động và có trách nhiệm hơn trong công việc, năng suất làm việc bứt phá.
- Góp phần nâng cao tinh thần của cả tập thể, đảm bảo đội ngũ đồng lòng hướng đến mục tiêu chung, chuẩn theo chiến lược lãnh đạo đề ra.
- Là cơ sở để tính toán mức lương thưởng công bằng và hợp lý, xứng đáng với sự cống hiến của từng người.
- Tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, chuẩn hóa tác phong làm việc chuyên nghiệp cho cả đội ngũ.
4.3. Mẫu KPI đánh giá nhân viên tại 1 số phòng ban, bộ phận
Chỉ tiêu KPI đánh giá nhân viên bán hàng
- Tỷ lệ tổng số phản hồi khách hàng / tổng số thông tin gửi tới khách hàng: Đo lường hiệu quả của các chương trình marketing trực tiếp.
- Thời gian trả lời yêu cầu của khách hàng: Với trường hợp thời gian trả lời có thể phát sinh dài thì việc đo lường là hữu ích để có phản hồi nhanh chóng tới khách hàng.
- Tỷ lệ kiếm được khách hàng: Là tỷ lệ khách hàng kiếm được trên tổng số khách hàng đã tiếp xúc.
- Số cuộc hẹn trung bình mỗi sale rep: Đo lường độ khó trong việc thuyết phục khách hàng và khả năng thuyết phục của từng nhân viên.
- Doanh số trung bình/NV sale: Tổng doanh số của toàn bộ nhân viên / số nhân viên.
- Chi phí giành được khách hàng mới: Tổng các chi phí để giành được một khách hàng mới.
- Sự thay thế nhân viên = tổng số NV tuyển/tổng số NV nghỉ: Đo lường mức độ luân chuyển nhân viên của bộ phận sale.
- Thời gian tuyển dụng và huấn luyện nhân viên kinh doanh đạt được chỉ tiêu doanh số.
Chỉ tiêu KPI cho phòng HR
- Đảm bảo đáp ứng yêu cầu tuyển dụng về thời gian: Số lần đáp ứng yêu cầu tuyển dụng về thời gian/tổng số lần tuyển dụng.
- Đảm bảo đáp ứng yêu cầu tuyển dụng về số lượng: Số nhân sự thực tế/số nhân sự theo định biên của các bộ phận.
- Tăng tỷ lệ nhân viên hoàn thành thử việc: Nhân viên qua thử việc/Tổng nhân viên mới.
- Kiểm soát tỷ lệ thôi việc của nhân viên (nhân viên đã được trả lương): Số nhân viên nghỉ việc *12/ Tổng nhân viên trong tháng.
- Nâng tỷ lệ nhân viên mới được đào tạo định hướng: Số nhân viên được đào tạo định hướng/ Tổng nhân viên mới.
- Tối ưu hóa chi phí lao động và chi phí hành chính: Chi phí thực tế/chi phí được duyệt
- Báo cáo kết quả KPI hàng tháng đúng hạn: Số báo cáo đúng hạn/12.
--------------------------------------
Áp dụng KPI sẽ giúp nhà quản lý đánh giá nhân viên 1 cách chính xác. Tuy nhiên không phải ai cũng đủ kiến thức cũng như kinh nghiệm để thiết lập hệ thống KPI chuẩn chỉnh ngay từ đầu. Thấu hiểu điều đó Sodes.vn đã cho ra đời BỘ TÀI LIỆU XÂY DỰNG KPI THỰC CHIẾN TỪ A-Z. Sản phẩm này cung cấp cho CEO 1 hệ thống KPIs chuyên nghiệp với đầy đủ các tiêu chí định lượng cùng phương pháp cho điểm theo trọng số logic, khoa học. Thêm vào đó, các thao tác được tự động hóa trên file excel đảm bảo giúp lãnh đạo:
- Đánh giá chuẩn xác, kết quả minh bạch: bảng tính được thiết lập cụ thể với những con số được tính toán bằng số máy rất nhanh gọn, việc đánh giá trở nên chuẩn xác và công tâm nhất.
- Cùng lúc đánh giá cho nhiều nhân viên, nhiều bộ phận: nhờ vào hệ thống tự động chỉ cần thay tên và số liệu, tiết kiệm tối đa thời gian cho lãnh đạo.
- Đánh giá toàn diện: Các chỉ tiêu được liệt kê rất chi tiết, không chỉ đánh giá được kết quả công việc mà còn hiệu quả cũng như tiến độ làm việc,…
- Tạo được nền tảng bền vững: Việc liệt kê và lưu trữ kết quả của nhân viên theo các tháng, Ceo dễ dàng hình dung ra quá trình phát triển của từng người và có hướng điều chỉnh để họ có thể phát triển theo lộ trình được bền vững.
Tham khảo thêm thông tin chi tiết tại: https://sodes.vn/thuvienkpi/02
